Wie gelangt man von einem HSE-Managementsystem (Health, Security, Environment), das den regulatorischen Compliance-Anforderungen genügt, zu einem exzellenten Management von Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltrisiken?
COVID 19 hat den Status des HSE-Managements in den Unternehmen neu definiert. Nun gilt es, dieses Momentum zu nutzen, um Compliance- und Risikomanagement in den Unternehmen voranzutreiben und sie zu einem nachhaltigen Instrument für das Unternehmen zu machen, das den Erfolg des Unternehmens absichert.
Die vorrangige Aufgabe von Managementsystemen ist es, den strategischen Erfolg des Unternehmens zu sichern. Dabei reicht es nicht aus, sich ausschließlich auf die Prozesszertifizierung durch Regulierungsbehörden oder ähnliche Organisationen zu fokussieren. In der Praxis trifft man häufig auf Unternehmen, die nach ISO Standards oder anderen Normen zertifiziert sind, aber dennoch nicht die gewünschten Ziele erreichen. Das alleinige Ziel der Zertifizierung führt also noch nicht zu einem exzellenten Managementsystem. Vielmehr müssen die Managementprozesse im Unternehmen verankert, integriert und gelebt werden.
Folgende Aspekte bilden die Basis für den Erfolg eines unternehmensweiten und exzellenten HSE-Managementsystems:
1. Unterstützung durch die Unternehmensführung
Unabdingbar für ein exzellentes (HSE-)Risikomanagementsystem ist die Unterstützung durch die Unternehmensführung. Sie legt die Strategie fest und stellt die für die Zielerreichung erforderlichen Ressourcen zur Verfügung. Zudem muss sie dafür sorgen, diese Ressourcen mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten und Befugnissen auszustatten und im Unternehmen durchgängig zu kommunizieren.
2. Unternehmenskultur und Engagement
Mit dem ersten Punkt eng verbunden sind Unternehmenskultur und Engagement der Mitarbeiter. Die Unternehmenskultur bestimmt, wie sich Mitarbeiter verhalten, wie hoch ihre Leistungsbereitschaft ist und wie die Kunden das Unternehmen wahrnehmen. Ausschlaggebend ist dabei der „Tone from the Top“. Eine echte Unternehmenskultur wird von oben nach unten vorgelebt. Sie legt die Ausrichtung der Unternehmenswerte, ihre Richtlinien, Prozesse und die „Unternehmensmission“ fest. Moderne Managementstandards setzen den Rahmen für die Führung im Unternehmen, dem Engagement der Mitarbeiter und dem innerbetrieblichen Beziehungsmanagement. Diese Prinzipien sind grundlegend für den Aufbau einer erfolgreichen Unternehmenskultur und sind von allen Mitarbeitern in ihre tägliche Arbeit zu integrieren.
Unterstützt die Unternehmensleitung ihre Mitarbeiter dabei, sich um ihre eigenen, konkreten HSE-Anforderungen zu kümmern, profitiert das gesamte Unternehmen davon. Leistung und Produktivität steigen und die Organisation wird zu einem sicheren Ort für alle.
3. Geringe Komplexität der Systeme
Ein Maßstab, der dabei schnell aus den Augen verloren wird ist: „Keep it simple“! Je einfacher ein Managementsystem aufgebaut ist, desto schneller wird es von den Mitarbeitern akzeptiert und in den Arbeitsalltag integriert.
Doch wie erhält man ein einfaches und trotzdem zielführendes Risikomanagementsystem?
Ein Ansatz, der bei der Reduzierung von Komplexität und gleichzeitiger Fokussierung auf die Zielerreichung sehr gut unterstützen kann ist der PDCA-Zyklus. Die Hauptkomponenten dieses Kreislaufmodells sind definiert als
- Plan: Das Problem oder die Gelegenheit identifizieren und analysieren
- Do: Potenzielle Lösung testen, idealerweise in einem kleinen Maßstab, und die Ergebnisse messen
- Check: Ergebnisse untersuchen, die Effektivität messen und entscheiden, ob man fortfahren soll
- Act: Lösungen implementieren, wenn sie im Testlauf effektiv war
Mit dem PDCA-Zyklus können bestehende Managementsysteme im Unternehmen hinterfragt und auf ihre wesentlichen Aufgaben reduziert werden. Denn je einfacher ein System von allen Beteiligten und Stakeholdern anzuwenden und zu verstehen ist, desto nachhaltiger und besser ist es für die Organisation.
4. Integrierte Managementsysteme
Eine geringe Komplexität ist die eine Anforderung. Trotzdem muss darauf geachtet werden, dass die Systeme nicht in einzelnen, voneinander abgetrennten Silos agieren, sondern miteinander in Verbindung stehen. Risiken interagieren miteinander, sie sind daher gemeinsam zu betrachten und ihre gegenseitigen Wechselwirkungen zu prüfen. Der Weg zu einem exzellenten HSE-Managementsystem führt somit zu einem integrierten, unternehmensweiten Managementsystem, das mit allen Geschäftsprozessen der Organisation verzahnt ist.
5. Unterstützung durch moderne Technologien
Neue Technologien können helfen die Compliance-Anforderungen der Regulierungsbehörden zu erfüllen. Zudem sind sie in der Lage, einen Risiko-basierten Ansatz für ein effektives und dynamisches HSE-Managementsystem zu unterstützen.
Auf dem Markt gibt es gibt eine Vielzahl von technische Lösungen, so dass jede Organisation sich nach ihren Bedürfnissen und Besonderheiten, für einen individuellen Ansatz entscheiden kann. Dabei muss die Technologie zu dem jeweiligen Unternehmenszweck, der Unternehmenskultur, den Mitarbeitern und dem aktuellen Reifegrad des Unternehmens passen. Entscheidet sich ein Unternehmen aber für die „richtige“ Technologie, so kann dadurch ein großer Schub für das HSE-Management entstehen und es ermöglichen, dass sich der Fokus von der reinen Einhaltung von Vorschriften hin zu einem proaktiven und optimierten Ansatz bewegt.
Aber auch für die Einführung neuer Technologien gilt: vereinfachen und vereinheitlichen Sie Ihre Prozesse!
Werden alle Managementprozesse an einem Ort zusammengeführt und greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu, ist es für die Benutzer deutlich einfacher, sich in einer neuen Anwendung zurecht zu finden, wenn diese immer nach demselben Schema aufgebaut sind. Das erhöht die Akzeptanz im Unternehmen, fördert das Engagement der Mitarbeiter und führt so zu mehr Effizienz in der Organisation.
Ein Beitrag von SAI Global. Das ausführliche Whitepaper zum Thema exzellentes HSE-Managementsystem finden Sie hier.