Innerhalb der vergangenen 20 Jahre haben die Bedeutung und Professionalität der Internen Revision im Gesundheits- und Sozialwesen sowie in Non-Profit-Organisationen deutlich zugenommen. Ein Grund hierfür sind unter anderem gewisse Anforderungen des Governance Kodizes und der Aufsichtsgremien, die sich vorrangig an die großen Träger der Branche richten.
Im Hinblick auf die Struktur und den Umfang der Internen Revision sind große Unsicherheiten zu erkennen. Sowohl bei Trägern, die bereits eine Interne Revision realisiert haben, als auch bei denen, die diese noch anstreben.
Der nachfolgende Artikel bezieht sich auf die „Enquete 2017 – Die Interne Revision in Deutschland, Österreich und der Schweiz“ des Deutschen Instituts für Interne Revision e. V. (DIIR). Außerdem beruhen die Ausführungen auf dem risikoorientierten Ansatz des Institute of Internal Auditors und gleichermaßen auf eigenen Erfahrungen der Autoren.
Ein Grund für die vorherrschende Unsicherheit ist das Fehlen von festen Richtlinien bei der Bestimmung des personellen Bedarfs der Internen Revision in Non-Profit-Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen. Gleichermaßen liefert auch der Einblick in die wiederholte Befragung der Dachverbände der Revisoren in Deutschland, Österreich und der Schweiz keine Klarheit über diesen Sachverhalt.
Vorteile des Outsourcings – Umfang Interner Revision
Die Vorteile eines Outsourcings definieren sich vorranig über den Umfang der Internen Revision sowie die Abdeckung von notwendigen Fachkenntnissen durch die Revisoren.
Non-Profit-Organisationen verfügen über durchschnittlich 1,8 Mitarbeitern in der Internen Revision pro 1.000 Mitarbeiter. Dieses Verhältnis weicht somit stark ab von den Zahlen öffentlicher Institutionen, die bei 3,79 Internen Revisoren liegen. Eine abgrenzende Ausführung der Zahlen im Gesundheits- und Sozialwesen liegt nicht vor. Besonders die minimale Beteiligung von 4,56% der Non-Profit-Organisationen an der Untersuchung steigert die momentanen Bedenken.
Wichtig für die Definition des Umfangs von Internen Revisionen ist zudem die sogenannte Nettoprüfzeit. Gemeint ist damit die Zeit, die für die Abarbeitung der festgelegten Revisions-Projekte benötigt wird. Laut der Enquete des DIIR liegt diese bei ca. 1.200 Stunden im Jahr.
Hinzu kommen Stunden für Fortbildungen, interne Organisationen, Fahrtzeiten usw.. Dadurch steigt die Nettoprüfzeit eines Revisors um weitere 400 Stunden und ergibt letztendlich eine Zeit von circa 1.600 Stunden bemessen für einen Zeitraum von einem Jahr.
In der Regel werden – auch unter Einbeziehung eigener Erfahrungen – etwa vier bis sechs Projekte innerhalb eines Revisionsjahres von festangestellten Revisoren durchgeführt. In Abhängigkeit von Umfang und Schwierigkeit des Prüfgebiets ergeben sich daher zwischen 200 und 300 Stunden pro Gebiet.
Die Kosten für die Interne Revision betragen etwa ein Prozent der Umsätze eines Unternehmens. Dies gilt für kleine bis mittelgroße Trägern in der Gesundheitsbranche, mit Umsätzen bis circa 70 Millionen Euro. Daher ist es für die Träger dieser Größenordnung nicht rentabel, eine Interne Revision mit eigenem Personal durchzuführen. Hier lohnt ein Blick auf Dienstleister mit entsprechenden Branchenkenntnissen.
Auch größere Unternehmen vergeben immer häufiger die Aufgaben der Internen Revision an externe Dienstleister. Ein Grund hierfür ist das Risiko von enormen Kosten für einen Revisor, der auf lange Sicht möglicherweise nicht den fachlichen Anforderungen entspricht.
Ein Vorteil der Fremddienstleister ist ebenfalls die überdurchschnittlich hohe Produktivität, welche von externen Dienstleistern erbracht wird. Begründet wird dies durch die umfassenden Branchenkenntnisse aus zahlreichen Projekten sowie die Spezialisierung im Bereich der Internen Revision.
Fachlich-inhaltliche Abdeckung des Audit Universe
Der risikoorientierte Prüfungs- und Beratungsansatz hat sich als Best Practice in den Revisionsstandards international durch das IIA und national über das DIIR etabliert.
Unterstützt durch die Interne Revision hat die Management-Ebene Systeme wie QM, Controlling sowie Arbeitssicherheit im Unternehmen eingeführt und stellt somit entsprechend des Three-Line-of-Defense-Modells (TLoD) die zweite Verteidigungslinie dar. Die erste Linie beschreibt in diesem Modell die Eignung der Prozesse und Kontrollen.
Kritisch zu betrachten sind die Internen Revisionen, die sich alleinig mit betriebswirtschaftlichen Themen beschäftigen, da hierbei die Gefahr besteht, dass die wesentlichen Risiken der zu betrachtenden Organisation nicht erkannt werden. Bezugnehmend lässt sich folgendes Beispiel anführen:
Bei der Durchführung einer Internen Revision in einem Krankenhausverbund werden die Vorgänge im Facility Management vernachlässigt und somit die Risiken übersehen, die sich hinter der Instandhaltung verbergen.
Eine weitere beispielhafte Situation ist die Nachlässigkeit eines Revisors bei seiner Rolle als dritte Verteidigungslinie im TLoD. Hierbei besteht die Gefahr, dass die operativen Prozesse nicht im Fokus der Revision stehen und somit einen Verstoß gegen das Arbeitszeitenschutzgesetz oder die Kassenauflagen begangen wird.
Fakt ist, dass eine qualifizierte Interne Revision nur von einem multidisziplinären Team durchgeführt werden kann. Die Mitarbeiter müssen eine Vielfalt an Qualifikationen besitzen, die durch das Audit Universe im Gesundheits- und Sozialwesen festgelegt werden. Unter anderem wird qualifiziertes Wissen im Bereich Bauingenieurswesen, IT-Verständnis, juristisches Fachwissen und weiteren Bereichen vorausgesetzt. An dieser Stelle kommen die meisten Träger an ihre personellen Grenzen, da sie nur eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitern in der Internen Revision aufweisen können, die diese Fachkenntnisse besitzen.
Das einheitliche Audit Universe empfiehlt die Vorgehensweise, dass alle zu prüfenden Bereiche, für die intern spezialisierte Revisoren vorhanden sind, durch diese auch geprüft werden. Die Interne Revision der darüber hinaus betroffenen Bereiche könnte dann von externen Dienstleistern unterstützt werden, um eine flächendeckende Kontrolle zu gewährleisten.
Stichwort Outsourcing: Hierbei ist besonders die Auswahl von Anbietern zu beachten, die ausreichende Erfahrungen in der Prüfung von Betreibern im Gesundheits- und Sozialwesens sowie Non-Profit-Organisationen vorweisen können.
Dolose Handlungen
Für die Aufdeckung von dolosen Handlungen in einem Unternehmen ist spezielles Know-How erforderlich. Um Massendaten richtig zu sichten und gleichzeitig Beweise zu finden, die vor Gericht eingesetzt werden können, bedarf es der genauen Untersuchung der Kenntnisse von externen Dienstleistern. Gewisse Verhörtechniken und Erfahrungen in Kooperation mit Ermittlungsbehörden gehören zu den Mitteln, die ein qualifizierter Dienstleister für die Durchführung seiner Arbeit nutzt. Im Falle eines Schades kommen die Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen für die Kosten der Untersuchung auf, so dass kein finanzieller Druck auf Seiten des Unternehmens besteht.
Praxis-Hinweis
Interne Revisionen sollten bei großen Trägern unbedingt von einem externen Dienstleister durchgeführt werden, um die gerichtsfesten Beweise von Beginn an zu sichern. Die Gefahr besteht bei eigener Durchführung darin, dass kleine Revisionsabteilungen nicht das vollständige Themenspektrum vorweisen. Abschließend ist festzuhalten, dass es für große Dienstleister lohnenswert ist, wenn sie die Interne Revision outsourcen.
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ÜBER DIE AUTOREN
Schwerpunkte:
- Organisations- und Prozessoptimierung im Krankenhaus, in der Alten-, Jugend- und Behindertenhilfe, in öffentlicher und kirchlicher Verwaltung
- Beratung zum Facility Management und Neubauprozessen
- Leistungsabrechnungs- und Dienstplanprozesse
- Konzeption und Einführung von Risikomanagement-Systemen
- Sonderuntersuchungen, dolose Handlungen
- Interimstätigkeiten Rechnungswesen/Controlling
- externe und interne Referententätigkeit
- Fachartikel zur Internen Revision, Datenschutz und Risikomanagement von Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesen
Schwerpunkte:
- Beratung von Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen, insbesondere bei Fragen aus dem Bereich Corporate Governance
- Begleitung von Organisationen bei der Schaffung und Etablierung von internen Revisionsstrukturen
- Durchführung der Internen Revision im Rahmen des Outsourcings
- Unterstützung der eigenen Internen Revision bei der Durchführung von Prüfungen im Rahmen des Co-Sourcings
- Beratung bei Fragen rund um interne Kontrollsysteme und Risikomanagementsysteme
- Planung und Durchführung von Sonderuntersuchung bei Verdacht auf dolose Handlungen (Fraud-Investigation)
- interne und externe Referententätigkeit zum Thema Corporate Governance