Ein Gastbeitrag von Matthias Strickrodt, Senior-Berater der Solidaris Revisions GmbH
Die Rechnungslegungsleiterin eines großen Altenheimträgers betrügt anhand von Scheinrechnungen mit Manipulation der Kreditorenbankverbindungen ihren Dienstgeber über mehrere Jahre lang um insgesamt rund 600 TEUR. Über fiktive Abrechnungen ausgeschiedener Arbeitnehmer verursacht ein Personalsachbearbeiter einen Schaden im hohen fünfstelligen Eurobereich. – Solche Fälle aus der Praxis zeigen, wie leicht nicht angemessene Kontrollsysteme zu umgehen sind. Begünstigt werden Vorfälle dieser Art durch die zunehmende Arbeitsdichte und die damit einhergehende Komplexität von Arbeitsprozessen.
Hier beginnt das Arbeitsfeld der Internen Revision. Als prozessunabhängige Fachabteilung ist die Interne Revision ein wesentliches Instrument der Geschäftsleitung zur Unterstützung ihrer Überwachungsfunktion. Soll-Ist-Analysen ermöglichen das Auffinden von Schwachstellen innerhalb der Arbeitsprozesse. Dabei sollte sich die Interne Revision auf die Bereiche Financial, Operational und Compliance Auditing erstrecken. Das Financial Auditing ist das klassische Betätigungsgebiet der Internen Revision mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Finanz- und Rechnungswesens. Im Vordergrund stehen hier das Einhalten der internen Kontrollsysteme wie des Vier-Augen-Prinzips sowie der Funktionstrennung. Das Operational Auditing zielt auf die Bewertung von Geschäftsprozessen im Hinblick auf ihre Wirtschaftlichkeit und Effizienz ab. Durch Benchmarking und entsprechende Vorgaben kann bspw. im Krankenhausbereich der Rechnungs- stellungszeitraum nach Entlassung des Patienten optimiert werden, indem man Zeitvorgaben für die Codierung durch die Chef- und Oberärzte fixiert und diese hinreichend überwacht. Das Compliance Auditing untersucht die Unternehmensprozesse auf Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der unternehmenseigenen Vorgaben. Hier seien beispielhaft Bauvergabevorschriften und Investitionsrichtlinien genannt.
Voraussetzung für die Implementierung einer Internen Revision ist eine eindeutige und schriftliche Regelung bezüglich der Kompetenzen und der Einbindung in das Unternehmen. Die Interne Revision sollte direkt der Geschäftsleitung oder dem Kontrollgremium des Unternehmens unterstellt sein. Es ist darauf zu achten, dass die Interne Revision keine eigenen operativen Tätigkeiten ausübt und damit vorurteilsfrei die Arbeitsprozesse überprüft. Die Interne Revision hat eine risikoorientierte Prüfungsplanung zu entwerfen, die jährlich erstellt und mit der Geschäftsleitung bzw. dem Kontrollgremium besprochen und abgestimmt wird. Grundsätzlich ist eine Priorisierung der kritischen Prüfungsfelder vorzunehmen, die sich nach der Wahrscheinlichkeit wesentlicher Fehler bzw. der Fehleranfälligkeit von Prozessen sowie nach deren potentiellen Auswirkungen bemisst. Diese risikoorientierte Prüfungsstrategie sollte unter dem Blickwinkel von etwaigen Vermögensschäden oder auch negativer Öffentlichkeitswirkung erfolgen.
Die Überprüfung seitens der Internen Revision mündet in einen Revisionsbericht. Dieser Revisionsbericht sollte vorab im Entwurfsstadium mit dem geprüften Bereich und der Geschäftsleitung im Rahmen eines Schlussgesprächs diskutiert werden, um gemeinsam Handlungsempfehlungen zu formulieren, die dann als Maßnahmenvereinbarung in den Revisionsbericht aufgenommen werden. Die Überwachung der Umsetzung der Prozessverbesserungen hat durch die Interne Revision zu erfolgen. In der Gesundheits- und Sozialbranche zeigen Erfahrungswerte, dass erst Unternehmen ab 70 Millionen Euro Umsatz und tausend Mitarbeitern wirtschaftlich in der Lage sind, eine eigene Interne Revision vorzuhalten. Neben der begrenzten Vorhaltung von Revisoren – Stichwort „Vier Augen-Prinzip“ – und der Auslastung stellt sich auch das Problem der Fachlichkeit bei Spezialthemen. Der Einsatz einer externen Revision beziehungsweise die Unterstützung der eigenen Internen Revision durch externe Spezialisten bietet hier eine gute Möglichkeit der Ergänzung. Mit unvoreingenommenem Blick und speziellem Sachverstand ist ohne hohe Ressourcenbindung eine (externe) Interne Revision implementierbar. So kann der Mehrwert der Internen Revision – Identifikation von Risiken sowie Hebung von Verbesserungspotentialen – auch von Unternehmen genutzt werden, die keine eigene Interne Revision einrichten können oder wollen.
Matthias Strickrodt ist Senior-Berater bei der Solidaris Revisisons GmbH in Köln. Die Solidaris hilft Ihnen u.a. bei der Ausgetaltung eines angemessenen Überwachungssystems für die Unterstützung der Tätigkeit Ihrer Unternehmensorgane. Gerne übernehmen Experten externe Revisionstätigkeiten in Ihrem Unternehmen, damit Sie den Mehrwert der (externen) Internen Revision nutzen können.