Ein Beitrag von Brigitte Jordan, Geschäftsführende Gesellschafterin REVIDATA GmbH
Ausgangssituation
In der Vergangenheit kam es öfter zu Veröffentlichungen über Unternehmen, die in größerem Stil Steuervergehen oder auch Veruntreuungen begangen hatten, deren Anzeichen von Wirtschaftsprüfern in ihren Abschluss- und oder Sonderprüfungen nicht erkannt worden waren und die in der Folge zu größeren Wirtschafts- und Steuerskandalen führten.
Die Öffentlichkeit fordert seit Längerem immer lautstärker eine leistungsfähigere und unabhängigere Kontrolle von Unternehmen und Verwaltungen und im Besonderen von deren Gremien. Auf der einen Seite existieren durch die Prüfungspflichten des Wirtschaftsprüfers und auf der Mandantenseite durch die geltenden Gesetze zu den Pflichten der Geschäftsführung und der Kontrollorgane Schutzvorrichtungen, die Unheil verhindern, erkennen und vorbeugen sollten. Auf der anderen Seite stehen die immens wachsenden Datenvolumen der Unternehmen, welche eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit sehr erschweren und die bisherige stark manuell ausgerichtete Prüfungsart schier unmöglich machen.
Ansehen und Bedeutung der Internen Revision
Wirtschaftsprüfer und interne Revision dürfen nicht als ein zu teures, nur notwendiges Übel angesehen werden! Vielmehr muss insbesondere die interne Revision mit Ressourcen ausgestattet werden die es erlauben die geforderten Aufgaben – und den damit verbundenen Mehrwert für das Unternehmen – effizient und zielgerichtet zu erledigen. Das Aufgabenspektrum verschiebt sich und entfernt sich zunehmend vom einzelnen Beleg und Buchungssatz. Es geht zunehmend darum die Geschäftsprozesse digital zu analysieren, zu optimieren und weitestgehend automatisiert fehlerfrei zu gestalten.
Digitale Datenanalyse als zentrale Aufgabe verstehen
„Der Abschlussprüfer muss unabhängig von früheren positiven Erfahrungen mit der zu prüfenden Einheit eine kritische Grundhaltung beibehalten und dabei die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass die Rechnungslegung aufgrund von Unterschlagungen oder Bilanzmanipulationen wesentliche Fehler enthält“(Auszug aus IDW PS 210). Wirtschaftsprüfer und interne Revision stehen gleichermaßen vor dieser Aufgabe!
Dies gelingt nur, wenn seitens der internen Revision entsprechendes Know-how und Werkzeuge zur Verfügung stehen, die es ermöglichen bei großen Datenbeständen „wesentliche Fehler“ wie Verstöße, Unrichtigkeiten, Täuschungen oder Manipulationen in den rechnungslegungsrelevanten Daten zu erkennen. Kann oder soll dies intern nicht geleistet werden, ist der Zugriff auf externe Dienstleister zunehmend üblich und aus diversen Gründen auch häufig angebracht. Derartige Spezialisten etablieren sich zunehmend am Markt und sind häufig auch politisch in einer besseren Position.
Die Zielsetzung einer digitalen Datenanalyse (Auffälligkeits-Scan) muss es sein, den Abschlussprüfer und die interne Revision zu unterstützen, sodass er in angemessener Zeit in dem rechnungslegungsrelevanten Datenbestand Auffälligkeiten erkennen kann, die Hinweise zu Unrichtigkeiten, Verstößen, Täuschungen oder anderen Gesetzesverstößen geben, die zu falschen Angaben in der Rechnungslegung führen könnten.
Datenanalyse im Rahmen interner Ermittlungen und zur Weiterverfolgung von anonymen Hinweisen (Whistleblowing)
Auch hier entsteht eine zunehmend neue Herausforderung für die interne Revision, die – neben den erheblich notwendigen rechtlichen Kenntnissen –Wissen über die Möglichkeiten der digitalen Datenanalyse erfordern. Die spektakulären, durch „Whistleblowing“ oder Diskettentransfer erkannten Vorfälle im Finanzsektor betreffend Steueroasen, Steuerhinterziehungen oder Vermögens- verschleierungen, erreichen die breite Öffentlichkeit. Nicht aber „alltägliche“ Delikte wie Bestechung, Schmiergeldeinsatz, Korruption, Unterschlagungen in Industrie und Handel, welche ebenfalls durch „Whistleblowing“ bekannt werden, sich aber nicht unbedingt im Datenbestand widerspiegeln. Sie spielen sich außerhalb des Rechnungswesens ab und können so mithilfe bisheriger Datenanalysen nicht auffällig werden. Bestenfalls zeichnen sich solche Delikte in Wort oder Schrift in den digitalen Kommunikationsmedien wie Handys, Tabletts oder in den Speichern von Mailservern ab.
Um bei Hinweisen auf mögliche Delikte Auffälligkeiten in digitalen Worten und Schriften zu erkennen, ist es erforderlich, neue bzw. zeitgemäße Analysetechniken zu entwickeln und analytisch einzusetzen. Dabei ist es auch wichtig, möglicherweise versteckte oder vorsorglich gelöschte digitale Informationen wieder verwertbar zu machen, denn besonders solche bewusst gelöschten Informationen können Hinweise zu Auffälligkeiten liefern, die der Aufklärung dienen.
Fazit
Die digitale Datenanalyse entwickelt sich zu einem sehr umfassenden Themenbereich, so dass es sich mit Sicherheit lohnt sich diesem Thema im Detail und mit Kompetenz zu widmen.
Weitere Informationen zu Anbietern, Wissenswertem und Veranstaltungen finden Sie auf unserer Themenseite Interne Revision.