Interviewpartner: Gregor Fies
Funktion: Direktor
Unternehmen: Schleupen AG
Website: www.schleupen.de
Beschreiben Sie kurz Ihr Unternehmen. Welche Zielgruppe sprechen Sie hauptsächlich an?
Die Business Unit Risikomanagement der Schleupen AG entwickelt und vertreibt Software-Lösungen für die Dokumentation des Internen Kontrollsystems, für das Risikomanagement, das Informationssicherheitsmanagement sowie für das Anonyme Meldesystem und Beschwerdemanagement.
Mit unseren Lösungen sprechen wir branchenübergreifend all die Unternehmen an, die eine zuverlässige, markterprobte und revisionssichere Software einsetzen möchten. Dabei bilden wir nicht nur die internen Prozesse flexibel ab, sondern unterstützen unsere Kunden auch bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften und Standards.
Welchen Herausforderungen sehen sich die Unternehmen derzeit im Bereich IKS gegenüber?
Wir stellen immer wieder fest, dass sich noch keine eindeutige Vorgehensweise im IKS-Bereich durchgesetzt hat. Vor allem was die Verknüpfung mit dem Risikomanagement anbelangt hat jedes Unternehmen seinen eigenen Ansatz. Auch bezüglich der Anforderungen, die sich aus COSO im Hinblick auf die eigene Organisationsstruktur und die jeweiligen Prozesse ergeben, befinden sich viele Unternehmen noch in der Findungsphase. Mit unserem branchenübergreifenden Know-how stehen wir unseren Kunden gerade auch bei der Einführung eines neuen Systems und der Definition der Prozesse gern zur Seite.
Wie kann eine Software bei der Umsetzung des IKS-Prozesses gemäß COSO unterstützen?
Vor dem Hintergrund des COSO-Rahmenwerks kann eine Software sicherlich an jeder Stelle des IKS-Prozesses vorteilhaft eingesetzt werden. Ziel von COSO ist es unter anderem, Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsprozessen zu garantieren. Dies kann nur gelingen, wenn Prozesse sorgsam dokumentiert und überwacht werden. Dabei kann eine zentrale Software, die regelmäßig gepflegt und aktuell gehalten wird, wertvolle Unterstützung leisten. Unserer Erfahrung nach stellt sich gerade bei der softwaregestützten Bestätigung der Kontrollen ein großer Effizienzgewinn durch einen integrativen Workflow ein.
Können Sie bei der Einführung einer IKS-Software branchenspezifische Unterschiede oder Unterschiede aufgrund der Unternehmensgröße feststellen?
Wir erleben, dass vor allem die Unternehmensgröße eine wichtige Rolle spielt. In größeren Unternehmen ist häufig eine ganze Abteilung für die Implementierung der IKS-Prozesse zuständig. Damit stehen für dieses Thema weitaus höhere finanzielle und personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies erlaubt einen höheren Grad der Individualisierung im System zu etablieren. Kleinere Unternehmen orientieren sich gerne an unserem in der Software etablierten Standardprozess und profitieren somit von dem Know-how, welches bereits in die Lösung eingeflossen ist.
Welche wesentlichen Vorteile entstehen für Ihre Kunden durch den Einsatz einer spezifischen IKS-Software?
Der Einsatz einer Software erlaubt es, standardisierte unternehmensweite IKS-Prozesse einzuführen. Damit lassen sich Ergebnisse optimal vergleichen und die Effizienz des Systems noch besser beurteilen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht gleichzeitig eine hohe Aktualität der Daten zu jedem Zeitpunkt. All dies mündet in einem umfangreichen und aussagekräftigen Reporting, das individuell konfiguriert und auf die jeweiligen Anforderungen der Stakeholder zugeschnitten werden kann. Letztlich wird auf diese Weise der ursprüngliche Sinn und Zweck des Internen Kontrollsystems maßgeblich vorangetrieben, nämlich Existenz und Wirksamkeit der Internen Kontrollen nachzuweisen.
IKS und Risikomanagement – zwei Themen die sich ergänzen oder eher einander im Weg stehen?
An dieser Stelle nehmen wir im Markt zwei gegenläufige Tendenzen wahr: Zwar besteht die Anforderung, beide Themen zunehmend zu verknüpfen und Potenziale aus Überschneidungen optimal nutzbar zu machen. Jedoch erlauben die jeweils etablierten Organisationsstrukturen eine solche Symbiose nur schwerlich. Aus technologischer Perspektive beurteilen wir eine Verknüpfung als sinnvoll und zielführend im Sinne einer gesamtheitlichen Unternehmensbewertung hinsichtlich Risiken, Chancen und Prozessoptimierungspotenzial.
Was war das spannendste Projekt, das Sie in den letzten 12 Monaten in Angriff genommen haben?
Unser Fokus ist es, unsere Software fortlaufend und eng an den Anforderungen unserer Kunden weiterzuentwickeln, um eine bestmögliche Abbildung der individuellen Prozesse zu ermöglichen und eine gleichbleibend hohe Effizienz des Systems zu realisieren. Zu diesem Zweck arbeiten wir derzeit mit einem großen Schweizer Telekommunikationsunternehmen in einem breit angelegten Projekt zur Einführung unserer IKS-Software R2C_IKS zusammen. Unsere Software löst bei dem Telekommunikationsanbieter eine bereits im Einsatz befindliche, hoch individualisierte IKS-Software ab. Ziel ist es für uns, im Rahmen des Projekts möglichst viele Learnings aus den gelebten IKS-Prozessen im Unternehmen für die weitere Optimierung unseres Standards mitzunehmen. Vorteile für unseren Projektpartner ergeben sich in zweierlei Hinsicht: Über die Umsetzung der individuellen Anforderungen hinaus profitiert unser Kunde von der beständigen Weiterentwicklung der Standardlösung. Eine win-win-Situation, die für beide Seiten wertvolle Vorteile mit sich bringt.
Ein kurzes Statement zum Schluss:
Uns ist es wichtig, mit unseren Lösungen stets am Puls der Zeit zu bleiben und unseren Kunden zukunftsfähige, moderne Software-Bausteine zu bieten, die Anforderungen unterschiedlichster Art abdecken. Dabei kommen nicht nur gesetzliche Neuerungen zum Tragen. Uns ist genauso daran gelegen, Vorgaben von Stakeholdern optimal abzubilden und gleichzeitig innovative Funktionserweiterungen anzubieten. Wir freuen uns, diesen Weg in Kooperation mit unseren Kunden auch künftig weiter zu beschreiten und unsere Erfahrung im Sinne unserer Kunden bestmöglich einzusetzen.