Ein Beitrag von Nils Langemann, Referent für Compliance Mast-Jägermeister SE
Nils Langemann
Mast-Jägermeister SE
Web: http://www.jaegermeister.de
Nahezu jeder Erwachsene in Deutschland kennt das Produkt Jägermeister, eine Traditionsmarke seit über 80 Jahren. Rund 1000 Mitarbeiter arbeiten weltweit für das Wolfenbütteler Familienunternehmen Mast-Jägermeister SE, das jährlich über 87 Millionen 0,7 Literflaschen Jägermeister absetzt.
Als Hersteller von alkoholhaltigen Getränken ist die Mast-Jägermeister SE sicherlich in einer besonderen Verantwortung gegenüber ihren Kunden und der Gesellschaft. Umso wichtiger ist für uns, dass wir einen transparenten Corporate Governance, Risk und Compliance Prozess (GRC) haben und die entsprechenden Anforderungen an unser Unternehmen konsequent umsetzen und erfüllen.
Wir müssen eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften einhalten, die sich mit der Herstellung und dem Vertrieb von Spirituosen weltweit ergeben. Wichtig sind uns aber auch unsere internen Richtlinien und Werte, zu deren Einhaltung wir uns freiwillig verpflichtet haben. Dazu gehören unser Verhaltenskodex und das Unternehmensleitbild, welches neben der Begeisterung für das Produkt, den Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten beschreibt und neben Qualität und Innovation auch Weltoffenheit und Respekt von den Mitarbeitern fordert.
Um all diese internen und externen Anforderungen darstellen, kommunizieren und überwachen zu können, hat sich die Mast-Jägermeister SE für die Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Softwarelösung entschlossen. Die Wahl fiel dabei auf otris COMPLIANCE. Nach einer Projekt- und Pilotphase im letzten Jahr, starteten Anfang des Jahres die Vorbereitungen für einen konzernweiten Rollout.
Das Projekt begann 2013 mit einer Sondierungsphase. Ziel war es, einen gemeinsamen Prozess für die Corporate Governance und das Compliancemanagement zu etablieren: mit einer Informationsplattform, die unterschiedliche Rechtevergaben für die beteiligten Nutzer zulässt. Als zentraler Referent für Compliance trage ich gleichzeitig die Verantwortung für die Funktionsfähigkeit des Risikomanagement-Systems und die Bereitstellung der Corporate Governance Unterlagen. Alle GRC Angelegenheiten sind in der Abteilung Recht & Markenschutz integriert. Zukünftig wird es dezentral verantwortliche Mitarbeiter in einzelnen Tochtergesellschaften und auch in weiteren Abteilungen in der Zentrale geben.
Dabei stellt die Corporate Governance keinen separaten Prozess im Unternehmen dar, sondern ist eng mit unserem Risiko- und Compliancemanagement verzahnt. Somit können Lücken schnell erkannt und geschlossen werden. Dies betrifft insbesondere unser Berichtswesen: es gibt keinen eigenständigen Corporate Governance Bericht. Die gesamte GRC-Thematik wird innerhalb der vierteljährlichen Risikomanagement-Reporte und der halbjährlichen Compliance-Berichte integriert. Somit berichten die Risikomanagement-Verantwortlichen in ihren gewohnten Berichtswegen
An der zentralen Aufbereitung und Darstellung der GRC-Themen arbeiten derzeit drei Mitarbeiter. Die Auswahl der relevanten Themen erfolgt in enger Absprache zwischen Aufsichtsrat und Vorstand auf der einen Seite und zwischen Vorstand und Rechts- und Finanzabteilung auf der anderen Seite. Darüber hinaus werden einzelne Führungskräfte in den Tochtergesellschaften und der Bereiche Personal und Regionalmanagement eingebunden.
Über die Software stehen die jeweils relevanten Dokumente den verantwortlichen Mitarbeitern strukturiert und übersichtlich zur Verfügung. Individuelle Berechtigungen und themenbezogene Darstellung der Verantwortlichkeiten vereinfachen den Corporate Governance Prozess für alle Beteiligten.
Dabei gilt es, so unterschiedliche Themenbereiche wie bspw. das Unternehmensreporting oder die vielfältige Delegation von Aufgaben genauso zu berücksichtigen wie unser Leitbild mit den internen Werten im Umgang mit Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden. So ist z.B. in Zusammenarbeit mit der Humboldt-Universität zu Berlin ein Alkoholpräventionsprogramm unter dem Namen TrainerPlus entstanden, um Fußballtrainer und Jugendspieler über die Gefahren des Alkoholkonsums aufzuklären.
Nach dem Projektstart in 2013 und der Installation der Software im letzten Jahr werden wir jetzt im nächsten Schritt alle Tochtergesellschaften in die Software integrieren. Dann folgen die Bereich “Finanzen und Organisation”, “Facility Management” und “Regionalmanagement”.
Das Projekt läuft noch bis ins Jahr 2016 hinein. Aber schon jetzt zeigt sich eine positive Resonanz sowohl von der Geschäftsführung als auch von den Mitarbeitern. Der Prozess wird als absoluter Mehrwert für das Unternehmen angesehen und die Software als sehr übersichtlich wahrgenommen.