Process Mining ist eine Technologie, die in den letzten Jahren im Rahmen der Analyse von Prozessen immer mehr in den Fokus gerückt ist. Doch was ist Process Mining eigentlich? Wie funktioniert diese Technologie? Wie kann Process Mining eingesetzt werden? Was sind die Vorteile und wo ist der Mehrwert für den Anwender? Diesen Fragen geht Tina Tomann, IT-Projektmanagerin bei der Audicon GmbH im folgenden Beitrag nach.
Funktionsweise und Einsatzszenarien von Process Mining
In unserer technologisierten Welt finden immer mehr Prozesse IT-gestützt statt, z. B. in CRM- oder ERP-Systemen. Dabei hinterlässt jeder Schritt Spuren, sogenannte digitale Fußspuren. Anhand dieser digitalen Fußspuren könnte sich leicht erkennen lassen, wann welcher Prozessschritt durchgeführt wurde – so die Theorie!
Betrachtet man die Realität, sind diese Spuren in den IT-Systemen jedoch meist sehr verstreut gespeichert, sodass der tatsächlich ablaufende Prozess oder Teile des Prozesses ohne technische Hilfsmittel nur schwer ersichtlich sind. Die manuelle Identifikation von Prozessschritten und Prozessen und deren graphische Darstellung können zudem sehr zeitaufwändig und komplex sein.
Durch die Erkennung und Zusammenführung der digitalen Fußspuren lassen sich mit Hilfe der Process Mining Technologie die tatsächlich ablaufenden Prozesse sehr schnell und einfach visualisieren und analysieren. So erhalten Sie 100% Transparenz in Ihren Prozessen.
Ablauf Process Mining
Mit Hilfe von Process Mining kommen sowohl die häufigsten, als auch die seltensten Prozessabläufe zu Tage: Flaschenhälse, Engpässe, hohe Durchlaufzeiten in Teilprozessen oder auffällige Häufungen können direkt im visualisierten Prozessgraphen erkannt werden. Durch verschiedene Betrachtungswinkel und Filtermöglichkeiten werden Prozessmuster sichtbar, die auf kritische Sachverhalte oder Fraud hindeuten können.
In der Praxis könnten dies z. B. auffällig viele Stornos zu Beginn eines Geschäftsjahres sein, oder aber zu „glatt“ ablaufende Einkaufsprozesse ohne erkennbare Interaktion mit dem Lieferanten.
Zudem werden wesentliche Leistungskennzahlen von Prozessen (KPIs) transparent dargestellt. In einem Einkaufs- oder Verkaufsprozess bspw. die Anzahl an Bestellungen oder Aufträgen innerhalb eines bestimmten Zeitraums sowie deren Wert. So lässt sich schnell erkennen, wie hoch das Einkaufsvolumen im Beschaffungsprozess oder der Auftragswert in Vertriebs-/Verkaufsprozessen ist.
Doch können mit Process Mining nicht nur Prozessabläufe betrachtet werden, sondern ebenfalls einzelne Belege – ein Drilldown bis hin zur Einzeltransaktion ist möglich.
Einige Process Mining Tools auf dem Markt bieten zusätzlich noch Filtermöglichkeiten, um die Prozessgraphen z. B. auf ein Land, ein Werk, eine Niederlassung, bestimmte Materialien oder bestimmte Aktivitäten im Prozess einzugrenzen.
Prozessvarianten mit Preisänderungen im Verkaufsprozess (Screenshot aus der IDEA App Process Mining O2C mit Celonis® Process Mining Technologie)
Ebenso kann ein Benchmarking, ein Vergleich der Prozesse zwischen mehreren Ländern, Gesellschaften oder Organisationseinheiten durchgeführt werden.
Zentrale Fragestellungen bei der Analyse von Geschäftsprozessen können mit der Process Mining Technologie schnell, transparent und einfach beantwortet werden.
So kann Process Mining zum einen zum Verständnis von Prozessabläufen oder zur Dokumentation von Prozessen genutzt werden, aber auch zur Identifikation von Fraud.
Umsetzung der Technologie in einer Software-Lösung
Als Unternehmen, welches ssich den modernsten Standards für die Kernzielgruppen Audit, Risk und Compliance verschrieben hat, ist die Process Mining Technologie bereits seit mehreren Jahren bei der Audicon GmbH im Fokus. Die neue, zukunftsweisende Process Mining Technologie wird als App für die Prüfsoftware IDEA in einer leicht zugänglichen und einfach zu bedienenden Form zur Verfügung gestellt. Im Einzelnen bildet eine App ein Software-Paket aus drei einzelnen Komponenten: Der Software zur SAP®-Datenextraktion (SmartExporter), zur automatischen Datenaufbereitung (IDEA Desktop Edition) sowie der Process Mining Technologie (Celonis® read-only Single User Desktop Edition).
Kombination von Visualisierung, Analysefunktionen und Filtermöglichkeiten (Screenshot aus der IDEA App Process Mining O2C mit Celonis® Process Mining Technologie)
Tina Tomann hat Informatik und Wirtschaftsinformatik studiert und ist seit 2013 bei der Audicon GmbH tätig. Zunächst war sie als Consultant für Datenanalyse, Reporting und Continuous Controls Monitoring tätig und ist jetzt als IT-Projektmanager schwerpunktmäßig Ansprechpartner für die Entwicklungen im Bereich Process Mining.
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Weitere Informationen zu Process Mining finden Sie u. a. auf der Audicon Themenseite:
Process Mining als neue und innovative Analyse von Prozessen wird zudem auf der audiconale, der Fachkonferenz der Audicon GmbH, die von 21. – 22. September im Maritim Hotel Düsseldorf stattfindet, präsentiert. So stellt u. a. Wolfgang Schriefl Head of Fraud Investigations and Special Assignments bei der OMV AG die Aufdeckung eines Fraud-Falls mit Hilfe der IDEA App Process Mining P2P vor.
Mit der Aufdeckung dieses Fraud-Falls beschäftigt sich zudem das kostenlose Audicon Webinar Fraud-Aufklärung mit Process Mining am Fallbeispiel der OMV AG, das am 29. September in der Zeit von 11.00 – 12.00 Uhr stattfindet.