otris Software AG

Software Beratung Bildung
Corporate Governance
Compliance
Datenschutz

Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Die otris-Software-Lösungen basieren auf eigenen, praxisbewährten Technologieplattformen, ergänzen sich systemisch und stehen für Funktionalität in Technologie und Bedienbarkeit. Sie können einzeln als auch in Kombination oder als Komplett-Lösung eingesetzt werden.
Das Leistungs-Portfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
Weitere Informationen auf der Unternehmenshomepage: www.otris.de

Corporate Governance

otris compliance unterstützt das Management aktiv bei der Wahrnehmung der Corporate Governance Verantwortung indem alle Informationen, Dokumente und Berichte in Bezug auf die Unternehmensführung und -überwachung in einem System zentral und übersichtlich zusammengeführt werden.

Alle Corporate Governance relevanten Informationen, Dokumente oder Berichte, werden in otris compliance in einem unternehmensspezifischen Themenkatalog der jeweiligen Governance zugeordnet und hinterlegt. Die Kategorisierung kann beliebig – auf das Unternehmen angepasst – erfolgen. So kann die Gliederung z.B. auf der operativen Führung (z.B. Risikobericht, Finanzbericht), der strategischen Führung (z.B. Führungsgrundsätze, Leitbild) oder aber der Unternehmensorganisation basieren.

Automatische Aktualitätsprüfungen stellen sicher, dass Corporate Governance Dokumente und Berichte immer auf dem aktuellsten Stand sind. Darüber hinaus können alle Corporate Governance Dokumente und Berichte zu einem Zeitpunkt in der Vergangenheit, durch hinterlegte Gültigkeitszeiträume oder Berichtsstichtage, aufgezeigt und nachgewiesen werden.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Produkt-Seite.

 

Beteiligungsmanagement mit otris corporate

Die Beteiligungsmanagement Lösung der otris software AG bildet eine zentrale Informationsplattform für das Management sowie für die juristischen Abteilungen oder den Finanzbereich eines Unternehmens. Auch für Jahres- oder Konzernabschlüsse ist die schnelle Informationsvermittlung, die ein softwarebasiertes Beteiligungsmanagement ermöglicht, äußerst effizient.

In otris corporate können alle Aufgaben, die für ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe - z.B. in Bezug auf Tochterfirmen, Beteiligungen, Mandate oder Gesellschafter - anstehen, übersichtlich dargestellt und effizient organisiert  werden. Die Beteiligungsmanagement Software der otris ermöglicht einen transparenten Überblick über die tatsächliche Situation der Beteiligungsstrukturen. Alle wichtigen Daten und Dokumente sind verfügbar, alle Fristen und Entscheidungsprozesse zentral steuerbar. Gesellschaften, Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien sind in der Form digitaler Akten organisiert. Stammdaten und Kennzahlen werden in den digitalen Akten gespeichert und alle Dokumente und Verträge sinnvoll verknüpft und archiviert. Im System werden die Abläufe und Zuständigkeiten, die innerhalb des  Unternehmens existieren, zentral definiert.

Erst die übersichtliche Darstellung der Beteiligungen ermöglicht effizientes Beteiligungscontrolling und bildet die Voraussetzungen für eine strategische Beteiligungssteuerung.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Produkt-Seite.

 

Compliance

Das Compliance Management otris compliance unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Regelkonformität und stellt somit die Einhaltung von gesetzlichen und freiwilligen Bestimmungen, Richtlinien, Kodizes und ethische Standards sicher.

Kundenspezifische Compliance Themen, wie z.B. Daten- oder Brandschutz, Arbeitssicherheit und Krisenmanagement, können in einer leicht zu konfigurierenden Struktur übersichtlich dargestellt und effizient überwacht werden.

In der otris Software werden die Verantwortlichkeiten, Rechtsgrundlagen, interne Vorschriften, Aufgaben, Bestimmungen und Regeln sowie erforderliche Mitarbeiterqualifikationen oder Ordnungsaspekte dem jeweiligen Compliance Thema zugeordnet und nachgehalten. Erst die Integration themenbezogener Berichterstattung ermöglicht ein zuverlässiges und nachhaltiges Compliance Management.

otris compliance unterstützt sowohl das Management bei der ganzheitlichen Überwachung und Betrachtung der Corporate Compliance, als auch den Compliance Beauftragten bei seiner operativen Arbeit. Das Ergebnis: mehr Transparenz in der unternehmensweiten Compliance Organisation.

Aktuelle und historische Betrachtungen der Compliance Organisation, der jeweiligen Verantwortlichkeiten sowie der erforderlichen Dokumente, können durch die Zuordnung von Gültigkeitszeiträumen jederzeit vorgenommen werden.

Qualifizierungsmaßnahmen, besuchte Weiterbildungsmaßnahmen oder auch die formale Beauftragung eines Compliance Verantwortlichen können im System hinterlegt werden. Durch ein flexibles themen-, dokumenten- und personenbezogenes Berechtigungssystem wird ein Zugriffsschutz für vertrauliche Informationen sichergestellt. Ein Ampelsystem signalisiert die Aktualität von Dokumenten sowie wiederkehrenden Berichten, die ein Compliance Beauftragter erstellen muss.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Produkt-Seite.

 

Vertragsmanagement für alle Branchen 

Die Vertragsmanagement Lösung der otris software AG ermöglicht die sichere Vertragsverwaltung und -verarbeitung bis hin zum Controlling. In digitalen Vertragsakten werden Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen hinterlegt und sind somit schnell auffindbar.

Ein stets aktueller und einheitlicher Informationsstand für alle Beteiligten wird durch ein zentrales Vertragsmanagement garantiert. Darüber hinaus sorgen klar strukturierte Prozesse und Workflows für eine effiziente Teamarbeit über alle Abteilungen des Unternehmens hin weg.

Der gesamte Vertrags-Lebenszyklus wird durch otris contract begleitet. Beginnend mit der Erfassung des Vertrages über die Erstellung und Überwachung bis hin zum Controlling. Termine und Fristen werden dabei permanent überwacht.

Ein Vertragsarchiv ermöglicht die revisionssichere Archivierung der Verträge.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Produkt-Seite.

 

Datenschutz

Datenschutz-Management mit otris privacy

otris privacy ist die „all-in-one“-Lösung für ein professionelles Datenschutz-Management.
Die Anwendung unterstützt betriebliche, behördliche sowie externe Datenschutzbeauftragte in ihrem gesamten Aufgabenspektrum. Konsequenter Datenschutz ist ein Qualitätsmerkmal, das Vertrauen und Integrität schafft. Mit otris privacy können Sie Ihre Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards systematisch kontrollieren und zielgerichtet optimieren. Die vielfältigen Auswertungs- und Reportmöglichkeiten liefern dabei handfeste Belege, die das Datenschutz-Management für Geschäftsleitung, Aufsichtsbehörde, Kunden, Partner und Mitarbeiter transparent macht. Nicht nur vor dem Hintergrund der Skandale um Telefon- oder Gesundheitsdaten ist der sensible Umgang mit personenbezogenen Daten brandaktuell.

Umso wichtiger ist es für die Unternehmen und Behörden, ihre Mitarbeiter für den Umgang mit vertraulichen Informationen zu sensibilisieren. Der E-Learning-Bereich sowie die Newsletter-Funktion von otris privacy unterstützen den Datenschutzbeauftragten in dieser Multiplikator-Funktion.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Produkt-Homepage.

Effektiver Datenschutz im Gesundheitswesen mit privacyGUARD

Immer mehr Kliniken vertrauen bei dem Schutz ihrer Patientendaten auf die „all-in-one“-Lösung privacyGUARD, und das aus gutem Grund: Im Gesundheitswesen wird mit einer Vielzahl von vertraulichen und besonders sensiblen Daten gearbeitet. Der Schutz dieser Daten stellt einen entscheidenden Faktor für das Vertrauensverhältnis zwischen dem Klinikpersonal und den Patienten dar. Um diesen speziellen Anforderungen gerecht zu werden, setzen u.a. die Malteser, der Vivantes-Konzern, das Universitätsklinikum Münster sowie das Bergmannsheil Bochum die Software privacyGUARD für ihr Datenschutz-Management ein.

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Kommunalverwaltungen betreiben Datenschutz mit privacyGUARD

Der kommunale IT-Dienstleister civitec berät Städte, Gemeinden und Landkreise in NRW zu den Themen Datenschutz und Informationssicherheit. Als gemeinsame Arbeitsplattform kommt privacyGUARD zum Einsatz.

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Der Mensch steht im Mittelpunkt

Fast 188.000 Mitarbeiter in über 80 Ländern, acht Business Areas bündeln die Aktivitäten von über 700 Konzerngesellschaften und mehr als 3.000 Verfahren mit personenbezogenen Daten. Für ThyssenKrupp ist der Datenschutz ein wichtiger Bestandteil der Unternehmens-Philosophie. »Zu unserem Selbstverständnis gehört es, den Schutz der Daten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern ernst zu nehmen«, sagt Helmut Höfer, Senior Manager Datenschutz, bei ThyssenKrupp. Der Technologiekonzern vertraut im Bereich Datenschutz auf privacyGUARD.

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KPMG zertifiziert Archivkomponente der otris software AG

Das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG hat die Archivkomponente der otris software AG erfolgreich geprüft und zertifiziert. Die Archivkomponente kann über eine Schnittstelle in alle Software-Systeme eingebettet werden, für die eine revisionssichere Archivierung relevant ist. Software-Hersteller können auf diesem Weg - in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien - von modernsten Archivierungsfunktionen profitieren.

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Konzernweites Vertragsmanagement bei führendem Druckfarbenhersteller

Siegwerk gehört zu den weltweit führenden Druckfarbenherstellern. 4.000 Mitarbeiter in mehr als 30 Landesgesellschaften produzieren und vertreiben Druckfarben für Verpackungen und Publikationen. Das Unternehmen ist traditionsbewusst und dennoch praxisorientiert mit modernsten Technologien. Für das konzernweite Vertragsmanagement setzt Siegwerk auf CONTRACT.

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TNT Express setzt bei Vertragsakte auf otris CONTRACT

TNT Express ist ein weltweit führender Anbieter von Business-to-Business-Expressdienstleistungen. Die deutsche Tochterfirma TNT Express GmbH nutzt CONTRACT für ihr Vertragsmanagement. Im Interview erläutert das Einkaufscontrolling der TNT Express GmbH die Einführung von CONTRACT.

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CONTRACT als Lösung für Vertragsmanagement im Einkauf der Deutschen Apotheker- und Ärztebank

Die apoBank ist „Die Bank im Gesundheitswesen". Seit über 100 Jahren ist die apoBank als Standesbank zuverlässiger Partner der Apotheker, Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte sowie ihrer Organisationen und Verbände. In diesem Jahr startet die apoBank das Management der Verträge mit otris CONTRACT.

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HeidelbergCement setzt länderübergreifend auf Vertragsmanagement mit otris CONTRACT

HeidelbergCement ist Weltmarktführer im Zuschlagstoffbereich und einer der größten Baustoffhersteller weltweit. Das Unternehmen setzt otris CONTRACT länderübergreifend für die Freigabe und Verwaltung von Rahmenverträgen ein.

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Vertragsmanagement bei einer Krankenkasse: DAK-Gesundheit setzt unternehmensweit otris CONTRACT ein

Mit über 6 Millionen Versicherten zählt die DAK-Gesundheit zu einer der größten Krankenkassen des Landes. Um das unternehmensweite Vertragsmanagement abzubilden, führt die DAK-Gesundheit nun das Vertragsmanagement-System CONTRACT der otris software AG ein.

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DB Schenker Logistics setzt weltweit auf Vertragsmanagement mit otris CONTRACT

DB Schenker steht für die Transport- und Logistikaktivitäten der Deutschen Bahn und ist mit rund 2.000 Standorten in allen wichtigen Wirtschaftsregionen der Erde vertreten. Bei der Logistik des konzernweiten Vertragsmanagements vertraut DB Schenker Logistics auf die Software-Lösung CONTRACT der otris software AG.

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Ein Gastbeitrag der otris software AG. Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Weiterentwicklung Ihres Compliance Management Systems und kommen in diesem Zusammenhang sehr schnell auf die zwei zentralen Compliance-Standards: ISO 19600 und IDW PS 980! Schnell geht es darum die Standards zu vergleichen und pragmatische Ansätze für ein unternehmensweites Compliance Management System (CMS) zu finden. Auf …

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GRC-Forum: GRC - Erfolgsfaktor Integration Unternehmen sind heute aufgrund von weitreichenden wirtschaftlichen Veränderungen, geopolitischen Krisen, aufsichtsrechtlichen Reformen oder Cyber-Bedrohungen mit einer sich schneller denn je wandelnden Risikolandschaft konfrontiert. Dazu kommen beinahe täglich neue Risiken, die individuell betrachtet und gesteuert werden müssen. Dafür braucht es nicht nur ein stark ausgeprägtes Bewusstsein für Risiken, sondern ganz konkret auch …

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Für EU-Länder gelten ab dem 25. Mai 2018 die neuen Datenschutzstandards auf Basis der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung). Nicht auf alle aber auf viele Unternehmen werden hierdurch Anpassungsarbeiten in größerem Umfang zukommen. Neben der Anpassung von Datenschutz-Prozessen sollten sich Unternehmen auf einen steigenden Dokumentationsaufwand einstellen. Die bisher geltenden Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden weitgehend durch die europäische Verordnung …

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Eine ganz neue Form der Weiterbildung bietet der Berufsverband für Compliance Manager (BCM) e.V.: das Zertifizierungsprogramm "Certificate of Proven Excellence in Compliance (BCM)" besteht aus einer vom BCM durchgeführten Prüfung sowie dem Nachweis von 80 Stunden individueller Weiterbildung. Ziel des Programms ist die Einführung einheitlicher, übergreifender Qualitätskriterien für Berufspraktiker u.a. auch auf Basis kontinuierlicher hochwertiger Weiterbildung. …

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Ein Beitrag von Nils Langemann, Referent für Compliance Mast-Jägermeister SE Nils Langemann Mast-Jägermeister SE Web: http://www.jaegermeister.de             Nahezu jeder Erwachsene in Deutschland kennt das Produkt Jägermeister, eine Traditionsmarke seit über 80 Jahren. Rund 1000 Mitarbeiter arbeiten weltweit für das Wolfenbütteler Familienunternehmen Mast-Jägermeister SE, das jährlich über 87 Millionen 0,7 Literflaschen Jägermeister absetzt. Als Hersteller von alkoholhaltigen Getränken ist die Mast-Jägermeister SE …

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    Interviewpartner: Dr. Frank Hofmann     Funktion: Vorstand     Unternehmen: otris software AG     Website: http://www.otris.de/         Beschreiben Sie kurz Ihr Unternehmen. Welche Zielgruppe sprechen Sie hauptsächlich an? Die otris software AG ist 1998 aus dem wissenschaftlich-universitären Umfeld entstanden und zeichnet sich durch fortschrittliche Softwareprodukte und Dienstleistungen aus. Unsere Produkte für das Vertragsmanagement, das Compliance Management, den Konzerndatenschutz sowie das …

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  ( Vorstand otris software AG) 1. "3GRC in einem Tweet" (@3GRC_GmbH) Spannendes Projekt, das eine qualifizierte Austauschplattform für GRC-Themen schafft. 2. Warum haben Sie sich für eine Präsenz auf 3grc.de entschieden? Weil die otris software AG mit CONTRACT (Vertragsmanagement) und privacyGUARD (Datenschutz-Management) Softwarelösungen anbietet, die zu dem Thema Governance, Risk & Compliance gehören – im speziellen zum Thema Compliance. Den …

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